グローバル企業で生き抜くための秘訣 – 英語メールを書くときの6つのコツ

こんにちは、Natsumiです。

効果的な異文化コミュニケーション方法として、Written Communication(文字でのコミュニケーション、例えばメール)を挙げました。

グローバルチームと、英語でビジネスメールを頻繁にやりとりすることになった私。
やっぱりメールのコミュニケーションは「相手にいかに動いてもらえるか？」ということが重要ですよね。
そのために繰り返し練習して、良くしていきたいです。

個人的には、誰かが使っていて上手いなというメールを保存しておき、
自分なりのテンプレートとしておくのが、オススメです。

1. 簡潔に！そして同じことを繰り返さない！

日本人が英語でメールを書くと、何を言いたいのか良くわからない文章になることがあります。
英語はストレートに主張しないと、誤解を招きます。
とにかくメール文面は簡潔に！最後に読み返して、無駄があれば徹底的に省く。

2. フォーマルにする必要はない！

メールなので、手紙みたいにフォーマルにする必要はないです。
初めてその方に送るメールであれば、すこし気を遣ったほうがいいかもしれません。
ただ2回目以降であれば、フォーマルも、完璧も求める必要はないとのこと。

たとえば時節を入れなければいけないとか、ルールも無いです。
ただ良く使われる表現はあるので、それは冒頭に書いたように、自分なりのテンプレートとして持っておくのが良いですね。

・宛名
日常的にやり取りするときは、宛名はカジュアルに「Hi XXX,」を使っています。
初めて送るなら「Dear XXX,」が良いです。

・書き出し
下記例のように、内容に入る前に少し「気遣い」を入れたいですね。

I hope you are doing well. （久しぶりのメールの場合）
I hope you had a good weekend.　（週明けのメールの場合）
It was good to talk with you in last week.　（先週会ったことの振り返り）

3. 段落は2つまで！それ以上長くはしない。

とにかく長いと良くわからないので、段落は2つまでにする。
そういう意味でも、1メールにつき1つの要件（目的）にする。

4. 聞かれていることには、1行で簡潔に答える！

日本人はYesかNoか、どっちの答えか分からないと言われます。
YesかNoか、また聞かれていることについては、誤解招かないよう1行で簡潔に答える。

「Agreed」(同意しました)など、1つの言葉で返すのでも良いです。

5.「箇条書き」を取り入れる。

単なる文章だけだと、日本人の英語メールは伝わりにくい。
箇条書きをうまく使うのが、効果的です。

6. 相手に「行動してもらいたいこと」は、ストレートに伝える！

メールとは相手に行動してもらうことが、目的です。
「行動してもらいたいこと」は、曖昧にせずストレートに、簡潔な言葉で伝える。

日本語のメールでも、英語のメールでも基本的なポイントは変わらないですね。
でも英語で書くと、曖昧になりがち、長くなりがちです。
私も、どんどん人の真似をして、英語メールは練習していきたいです！

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