グローバル流のOne on Oneミーティングが完璧だった件

こんにちは、”朝5時ブログの女” なつみっくすです。

今日は、自社のグローバルのVPとのOne on One(1 on 1) ミーティングがありました。立場的には、上司の上司にあたる人です。

One on One (1 on 1) ミーティング とは、「一対一の個人面談」を指します。 オンラインのツールを使って、リモートでの実施となりました。

今回は雑談的なものではなく、今後もっと組織がどのようになったら良いかという改善のためのフィードバックをするためのミーティング。One on Oneの進め方とか、リアクションの仕方が、すばらしいなと思いましたので、ここにも書いておきます。

日本でのOne on Oneにも参考にできる点が多いと思います!

文中に出てくる英語表現は、なんとなくこう言っていたというのを書いているので、正確な英語表現で無いかもしれません。

はじめに(イントロダクション)

まず、最初のパートは、こんな感じで進みました。

  1. 感謝の言葉をかける
  2. このミーティングの目的を明確にする
  3. このミーティングの進め方を伝えて、これでいいか確認する
  4. 自己紹介をしてもらう

感謝の言葉をかける。大げさなくらいに。

グローバルの人とのやり取りで、日本でのやり取りと大きく違うなと思うのが、「大げさ感」

リアクションも少なく見積もっても、日本人の軽く2倍以上だし、大げさな感じで伝える。リアクション下手な私には、恥ずかしくなるくらいなのですが、それくらい、大げさに伝えるのが大事。

たとえば、今回も初めに「今日は、あなたの貴重な時間をありがとう!」的なことを、すごく丁寧に伝える。

First of all, thank you for taking your precious time for me!

日本人同士だったら、割とさらっと形式的に「今日はありがとうございます」と伝えて終わりのところを、かなり気持ちをこめて「Great」とか「Valuable」とか単語を混ぜながら、丁寧に伝える。

それに対して、私も「ありがとう」と伝えると、「あなたの時間の方が、私の時間よりよっぽど貴重だ」と返してきました。

Your time is much more valuable than my time!

このミーティングの目的を明確にする

このミーティングの目的は何か?

The objective of this meeting is to hear your valuable feedback.
We would like to use that feedback to improve our organization.

今回であれば、「あなたの貴重なフィードバックを聞いて、改善につなげていくため」という目的を、お互いで共有する。

このミーティングの進め方を伝えて、これでいいか確認する

「今日は、ざっくばらんにネガティブというより、ポジティブにうまくいっていること(What’s working well)と、改善につながるフィードバックを聞きたい。これからの30分を、そのように進めるけど、いいですか?」

という進め方を、確認する。

Does that sound good?

このような表現で、相手に確認する、というのは大切だなと思いました。

一方的ではなくて、あなたと一緒に進めますという姿勢が伝わってくるし、こちらとしても自主的に参加する姿勢になる。

自己紹介をしてもらう

「まずは、あなたのことを知りたいので、簡単に自己紹介してもらえますか?」という感じで、単に自己紹介を促すだけじゃなく、あなたのことを知りたいのでと伝えるのは、うまいなと思います。

「息子がいます」と伝えると、「何歳なの?」とか「お名前は?」とか、少し雑談も挟んでくる。

ちなみに、名前を伝えると、「So sweet!」的な大げさなリアクションも忘れない。

本題(フィードバックをもらう)

イントロダクションのパートが終わったら、ここからいよいよ本題。

フィードバックというと、単なる愚痴になってしまう可能性もある。そうならないように、これは改善のためのフィードバックであること、そして上手くいっていることも聞きたい、と伝える。

まず、上手くいっていることを話した後に、改善のためのフィードバックを話しました。

ここでは、1つ1つのフィードバックに対して、自分の理解を確認する。

「あなたが今言ったことは、こういう理解で合っていますか?」

と確認していくと同時に、「Great」で「Valuable」なフィードバックだ、と挟んでくる。

終盤になると、「他にはありませんか?」と聞く。

さいごに(クロージング)

やっぱり、さいごも感謝の気持ちと、このミーティングがどれだけ貴重だったかを話して、クロージング。

そして、「いつでも、何かあったら私に声をかけてね。」「ミーティングも、セットしていいから。」と、自分はオープンに心を開いているよ、というコメントも忘れない。

このミーティングが終わった後は、「うまく伝えられたかな?」という少しの不安はあるものの、ちゃんと話を聞いてくれた、理解しようとしてくれた、ポジティブにとらえてくれた、というのがすごく嬉しかったです。

思わず唸ってしまうほど、 One on Oneミーティングの進め方とかリアクションとか完璧だなーと思ったので、メモとして残しておきました。何かの参考になれば、うれしいです。

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